LIDMAATSCHAP:

Inschrijving als lid bij Scouting Puttershoek vindt plaats door het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier, formulier automatische incasso contributie en een gezondheidsformulier.

Elke nieuwe lid wordt door de penningmeester ingeschreven op scouts online van Scouting Nederland (sol.scouting.nl) en krijgt een eigen lidnummer toegekend en door Scouting Nederland een lidmaatschapsbewijs toegezonden. Ieder lid ontvangt ook een paar keer per jaar een blad van Scouting Nederland: de “Beverpost” (voor Bevers), ‘Scouty’ voor Welpen, ‘Flitz’ voor Scouts, ‘iXiXeL’ voor Explorers en de Scouts Info voor leiding.
Wijziging persoonsgegevens en/of bankrekeningnummer dienen te worden doorgegeven middels het wijzigingsformulier, verkrijgbaar bij de leiding. De Penningmeester zal deze gegevens wijzigen/aanpassen in scouts online.

Op dit moment bedraagt de ledencontributie €36 per kwartaal (€12 per maand). 

REGELS EN CONTRIBUTIE:

Als je (misschien) nieuw lid wilt worden, mag je eerst 2 keer komen kijken en meedoen.   Wil je geen lid worden, dan betaal je over de kennismakingsperiode geen contributie. Wil je wel lid worden, dan start je lidmaatschap vanaf je eerste keer en ga je contributie betalen.
Mocht het zo zijn dat het betalen van de contributie een probleem is, dan kunt u misschien in aanmerking komen voor een subsidie van de gemeente. U kunt hierover informatie krijgen bij de penningmeester van het bestuur. Maar ook als u hiervoor niet in aanmerking komt, kan het zijn dat het betalen van de contributie of het kampgeld (even) niet lukt. In dat geval kan er misschien in overleg met de penningmeester een speciale betalingsregeling getroffen worden. Wij vinden het namelijk erg belangrijk dat iedereen de kans krijgt om lid te zijn (en te blijven) van Scouting!
U kunt echter ook begrijpen, dat wij zonder contributie geen goede programma’s meer kunnen maken. Daarom zullen we, als betaling zonder speciale reden erg lang uitblijft, maatregelen (moeten) nemen.
Eenmaal per jaar gaat iedere speltak op zomerkamp. De lengte van het kamp, de plaats waar ze naar toegaan en de inhoud van het kamp zijn per speltak verschillend en afgestemd op de leeftijdsgroep. Veel speltakken gaan door het jaar heen ook nog wel eens een weekend weg. Voor ieder kamp (een week of een weekend) wordt een aparte bijdrage gevraagd, die losstaat van de contributie. Deze bijdrage is afhankelijk van het soort kamp. Het uniform wordt door u zelf betaald. Per speltak zijn de kosten van de uniformblouses of truien wisselend.

De contributie wordt voldaan door middel van een doorlopende machtiging die te ondertekenen is bij inschrijving.
Daarnaast zijn er incidenteel extra kosten verbonden aan bijzondere uitstapjes, weekendkampen en kampen.
De kosten voor de kampen worden altijd zo laag mogelijk gehouden, zeker in vergelijking met zomerkampen van andere organisaties.
Let op: Het kan zijn dat de bovengenoemde bedragen niet actueel zijn! Vraag er naar bij de leiding.
Contributie betaling
1. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks tijdig vastgesteld door de groepsraad.
2. Leden en hun wettelijk vertegenwoordigers krijgen elk jaar voor 1 december bericht van de hoogte van de contributie in het daaropvolgend jaar.
3. De contributie wordt middels een doorlopende machtiging voor automatische incasso voldaan.
4. Voor jeugdleden die tevens als leider(ster) optreden bij een andere speltak geldt een korting op de contributie. Deze korting bedraagt, voor iemand die volledig meedraait in het leidingteam, de helft van het contributiebedrag minus het spelgeld.
5. In uitzonderingsgevallen kan voor leden een aangepaste contributie en/of betalingsregeling vastgesteld worden. Hierover beslist het bestuur in overleg met de leiding van de desbetreffende speltak.
6. Bij contributieachterstand kan tot sanctiemaatregelen als schorsing of royement van het desbetreffende lid worden overgegaan. Hierover beslist, op voorstel van de penningmeester, het bestuur in overleg met de leiding van de desbetreffende speltak.
7. Bij inschrijving in de loop van het kwartaal, bedraagt de contributie voor het lopende kwartaal 2/3 of 1/3 van het kwartaalbedrag, naar boven afgerond in hele euro’s.
8. Uitschrijving kan per kwartaal en dient minimaal een maand voor het einde van het kwartaal te geschieden. Er wordt geen restitutie van halve kwartalen terug betaald.
ALGEMENE VOORWAARDEN LIDMAATSCHAP SCOUTING PUTTERSHOEK:

Als je lid ben van Scouting Puttershoek dien je je aan een aantal regeltjes te houden. Deze staan hieronder vermeld.
1. Alle jeugd- en kaderleden van Scouting Puttershoek dienen als lid te zijn ingeschreven bij de groep en bij Scouting Nederland.
2. Inschrijving vindt plaats door invulling van het inschrijfformulier door het desbetreffende lid of zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger. Waarna dit via de teamleider van de speltak of bij kaderleden via de groepsbegeleider ingeleverd wordt bij de persoon die belast is met de ledenregistratie.
3. Het lidmaatschap kan maandelijks ingaan op de eerste dag van de maand en loopt de eerste keer tot de laatste dag van het lopende kwartaal. Vervolgens wordt het lidmaatschap telkens stilzwijgend voor drie maanden verlengd.
4. Het lidmaatschap wordt beëindigd door opzegging bij de teamleider of voor kaderleden bij de groepsbegeleider. Deze zorgen voor het informeren van de persoon die belast is met de ledenregistratie.
5. Het lidmaatschap eindigt op de laatste dag van het kwartaal waarin de opzegging is binnengekomen bij de teamleider / groepsbegeleider. Uitzonderingen zijn ter beslissing van het bestuur.
6. Tevens kan het lidmaatschap beëindigd worden bij royement. Hiervoor is een beslissing van het bestuur nodig, dat binnen drie weken wordt bekrachtigd door de groepsraad. Van deze besluiten wordt het desbetreffende lid en, bij minderjarigheid, zijn of haar wettig vertegenwoordiger, schriftelijk in kennis gesteld.

 

Privacy Statement Scouting Puttershoek

 Inleiding;

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als de onze. Dit betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:
–  Opstellen van een privacyreglement
–  Publiceren van privacyreglement op de website
–  Bespreken van het privacyreglement in de Algemene Leden Vergadering

 

Dit document bevat een verwijzing naar het privacy beleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy

 

 

Scouting Puttershoek

 De toelichting in dit document heeft betrekking op Scouting Puttershoek. Bij de Kamer van Koophandel staan deze als gelijknamig geregistreerd.

Inschrijfformulier

Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier volgens Scouting Nederland model. Dit inschrijfformulier bevat NAW1-gegevens van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (Scouts Online, ook wel SOL). Het inschrijfformulier wordt bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving. De gegevens in SOL kunnen altijd door de leden zelf ingezien en aangepast worden.

 

1 Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, geslacht, relevante medische gegevens, e-mailadres en telefoonnummer geregistreerd.

 

Uitschrijfformulier

Uitschrijven van een lid gaat met een uitschrijfformulier. Dit uitschrijfformulier bevat NAW-gegevens van het lid. Naast NAW-gegevens wordt ook gevraagd om reden van uitschrijving. Het formulier wordt vernietigd zodra de uitschrijving in het systeem van Scouting Nederland is verwerkt.

 

Gezondheidsformulieren

Voorafgaand aan de (zomer)kampen zal een gezondheidsformulier uitgedeeld worden volgens Scouting Nederland model. Hierin staan NAW-gegevens, paspoort/ ID kaart gegevens, verzekeringsgegevens, medische informatie en contactgegevens in geval van nood bestemd voor de groepsleiding. Paspoort/ID kaart is verplicht voor kinderen vanaf 14 jaar of tijdens activiteiten in het buitenland. Deze informatie wordt bewaard door (1 van) de groepsleiding en enkel gebruikt wanneer het nodig is. Dit formulier is maximaal 1 jaar geldig, na deze periode zal het formulier vernietigd worden en een nieuw formulier ingevuld dienen te worden door de ouders/verzorgers. Als een lid uitgeschreven wordt, zal dit formulier ook vernietigd worden. De informatie wordt niet digitaal opgeslagen.

 

Persoonsgegevens

De ledenlijst met NAW- en contactgegevens is beschikbaar voor groepsbestuursleden en groepsleiding van de speltak in SOL. Deze lijst wordt uitsluitend gebruikt voor:

  • Het verzamelen van e-mailadressen bij gerichte mailing;
  • Opzoeken van telefoonnummers voor het uitvoeren van bestuurstaken of groepsleidingtaken.

 

 

Financiële administratie

In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie SOL. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning.

 

Binnen de groep en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeester van de groep en leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).

De administratie wordt gevoerd met behulp van boekhoudsoftware. Toegang tot de administratiesoftware of de website van de bank is beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden.

 

E-mailgroepen

Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen worden e-mail aliassen gebruikt. Door de geadresseerde wordt vooraf toestemming gegeven voor opname in deze lijst. Voorbeelden van e-mail aliassen zijn die voor bestuur en voor speltakken.

 

Beeldmateriaal

Er wordt beeldmateriaal gebruikt voor sociale media, voor op de website en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit materiaal.

 

Communicatie over het privacy beleid

Dit document wordt gepubliceerd op de website en wordt besproken op de Algemene Ledenvergadering van Scouting Puttershoek.

 

Datalekken

Mocht er ondanks alle zorgvuldigheid toch een datalek vastgesteld worden zal dit gemeld worden conform de Procedure Datalekken van Scouting Nederland.

 

Vragen en/of klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het bestuur van onze groep via bestuur@scoutingputtershoek.nl.

 

7. Bij het lidmaatschap wordt er akkoord gegaan dat er fotografisch materiaal van diegene gebruikt kan worden in media van Scouting Puttershoek, zoals websites, folders en nieuwsbrieven.
8. Contributie. wordt voldaan volgens de daarvoor opgestelde regels.